Många kommuner och regioner använder datorprogram som den amerikanska techjätten Microsoft levererar. Så även Sveriges största offentliga arbetsgivare, Västra Götalandsregionen (VGR).
Nu har regionen tecknat ett nytt femårsavtal för medarbetarnas licenser att använda bland annat det så kallade 365-paketet. Avtalet är värt cirka 1,4 miljarder kronor, vilket innebär en kraftig prisökning jämfört med tidigare.
– Man får tänka på att vi är en väldigt stor organisation med många medarbetare, så det är klart att det finns många licenser i detta. Sedan bedömde vi även att det var mer fördelaktigt för oss att ha ett avtal på en femårsperiod i stället för en treårsperiod, som vi hade tidigare, säger Richard Karlsson, it-chef i VGR.
AI-assistenten Copilot har tillkommit
Microsofts program kommer det första året med det nya avtalet att kosta regionen 264 miljoner kronor, att jämföra med den tidigare årskostnaden på 184 miljoner kronor. Priset har alltså ökat med omkring 80 miljoner kronor, motsvarande 43,5 procent, årligen.
Richard Karlsson påpekar att avtalen inte är helt identiska. Bland annat får VGR nu licenser till Microsofts AI-assistent, Copilot, vilket man inte hade i det tidigare avtalet. Men en stor del av prisökningen handlar också om att Microsoft tar mer betalt.
– Vår erfarenhet är att det brukar bli en ganska kraftig prisökning när man skriver sitt nya avtal, sprunget ur att Microsoft helt enkelt har justerat sin prislista bland annat.
Hade VGR något att säga till om kring prisökningen, med tanke på hur kraftig den var?
– Vi har haft förhandlingsteam och en förhandlingsperiod kring detta, och landat i det här. Det är klart att vi hade velat ha det billigare, men vi tycker att vi gjort det vi kunnat.
Tycker du att det är en skälig kostnad?
– Det är en väldigt stor kostnad för att få tillgång till de här programvarorna. Man kan väl säga att Microsoft har lite av en monopolställning, för det är inte som när man gör andra upphandlingar, att man har flera leverantörer att välja på. Här handlar det mer om att få ett nytt avtal och försöka få det så förmånligt som möjligt.
Experter varnar för beroende av amerikanska tjänster
Under våren har svenska myndigheters beroende av amerikanska molntjänster debatterats. Experter har bland annat lyft risken för att Microsoft 365 kan bli olagligt i Europa, baserat på uttalanden som USA:s president Donald Trump har gjort.
Johan Magnusson, professor vid Göteborgs universitet, sade i mars till GP att kommuner och regioner omedelbart borde ta tag i frågan, och planera för en eventuell framtid utan amerikanska molntjänster.
– Om vi inte har det på plats kommer detta stänga ned mycket av våra samhällstjänster, kommuner kommer inte funka, vården kommer inte funka. Det kommer få förödande konsekvenser, sade Johan Magnusson.
Letar inte aktivt efter alternativ till Microsoft
VGR:s it-chef Richard Karlsson säger att avtalet med Microsoft är viktigt för regionen, så som läget ser ut i dag.
– Det är egentligen ett måste. Om vi inte skulle ha det skulle vi egentligen behöva byta ut hela vår Microsoft-miljö: vi skulle behöva välja ett annat operativsystem, använda andra typer av produkter och till exempel byta ut Teams som vi i dag använder för virtuella möten, säger han och fortsätter:
– Det är inte unikt för VGR:s verksamhet, tänker jag, utan det gäller jättemånga.
Att ersätta Microsoft skulle kräva mycket arbete, konstaterar Richard Karlsson.
Är det ett arbete ni har inlett?
– Nu går vi in i ett femårigt avtal. Vi har inte en uttalad strategi att vi ska hitta ersättningslösningar till Microsoft. Däremot arbetar vi med frågan för att se vad vi ska ha för lösningar i framtiden, så att det är ändamålsenligt.
