En chef på stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné ville bjuda de anställda på något extra inför jul. Valet föll på julkorgar.
Men efter ett tips till stadens visselblåsarfunktion, som nu utretts, står det klart att det hela inte gick rätt till, vilket GT tidigare rapporterat om.
– De instruktioner som gick ut från förvaltningen var att man inte fick köpa julkorgar eftersom förvaltningen redan hade köpt in en julgåva till de anställda, säger In-Anna Knutsdotter, interncontroller på Göteborgs stads visselblåsarfunktion.
Hon säger att det utrymme som fanns enligt förvaltningens instruktioner handlade om julbord, vilket var problematiskt med anledning av covid-19. Det fanns tankar om att göra en social aktivitet av det hela, genom digitala möten, men enligt stadsdelsförvaltningens utredning blev det inte så på alla håll.
Vissa chefer lät istället personalen hämta ut varorna utan någon särskild sammankomst.
”Förvaltningen har en summa avsatt för julbord (lunch, middag, enklare förtäring) och en summa avsatt för julgåvor. Förvaltningen har redan köpt in julgåva till alla medarbetare i år. Den summa vi får lägga på julgåvor enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) är därför redan förbrukad.” står det i förvaltningens utskick ”Chefsnytt November”.
I ett utdrag ur förvaltningsprotokollet från november står det också: ”Dessa beloppsgränser regleras i stadens ekonomiska riktlinjer och måste följas.”
Fakturerades som julbord
Enligt granskningen bröt man mot reglerna på flera sätt.
– Man gjorde en överenskommelse med restaurangen att fakturera det som ”julbord/catering”. Det är korgar med olivolja, balsamvinäger, mandelkakor och pasta. Det är väldigt tydligt att det inte är catering eller julbord, säger In-Anna Knutsdotter.
Det rör sig snarare om en gåva – och en sådan hade personalen redan fått.
– Dels frångår man instruktionerna från förvaltningen, dels verkar man ha velat dölja det eftersom det på fakturan står något annat än vad det faktiskt var.
183 medarbetare fick korgar, för en summa på 71 736 kronor eller 392 kronor per anställd.
Men summan som registrerades låg bara på 57 050 kronor och 350 kronor styck – den maximala summa ett julbord får kosta.
Dessutom har man ändrat i upphandlingsprotokollet efterhand, vilket i granskningen ses som särskilt anmärkningsvärt.
Upphandlingen bröt mot reglerna
Av granskningen framgår vidare att inte heller upphandlingen har skett enligt reglerna. En direktupphandling gjordes med motiveringen att det var ett julbord och att det inte finns några ramavtalsleverantörer för detta.
Det kan dock röra sig om otillåten direktupphandling.
– Det är ju inte julbord de har köpt in. Man skulle ha gått ut med en förfrågan till våra ramavtalsleverantörer om de kunde leverera korgar med matprodukter eftersom det var det inköpet handlade om, säger In-Anna Knutsdotter.
Vid en direktupphandling borde man också ha tagit in pris från åtminstone två leverantörer till och dokumenterat detta, då det rörde sig om ett belopp över 50 000 kr.
Enligt förvaltningens utredning uppger den beställande chefen att hen har hämtat in prisuppgifter/offerter muntligt. Det finns dock inte med i något protokoll.
GP har varit i kontakt med den chef som står som beställare av julkorgarna, som avböjer en kommentar.
– Jag kommer inte att lämna några kommentarer, utan hänvisar till min chef. Det finns en pågående utredning i frågan, säger personen.
Kan få rättsliga följder
I och med att stadsdelsförvaltningarna upphörde vid årsskiftet ligger ärendet just nu på den nybildade förvaltningen som ärendet rör.
Förvaltningsdirektören Camilla Blomqvist säger att HR-avdelningen nu utreder frågan.
– Jag tycker att det är allvarligt när vi inte följer de rutiner som finns. Gällande upphandling och gällande regler för julavslutning. Det är allvarligt såklart, säger hon.
– Vi tittar på om det här föranleder några arbetsrättsliga åtgärder, om man har gjort fel utifrån det ansvar man har.
