Protesterna på arbetsplatser blir ofta högljudda när företagsledningen vill införa öppna kontorslandskap, visar undersökningar på Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet. Men medan medarbetarna är måna om sin arbetsro, vill ledningen spara pengar – uppskattningsvis kan lokalkostnaderna minska med upp till 50 procent med öppna landskap. En annan positiv aspekt är att kommunikationen mellan medarbetarna ökar.
Kognitiv stress
Samtidigt ökar sjukfrånvaron. En studie visar att de som sitter i större landskap är borta sju till åtta dagar per år, personer med eget kontor har i genomsnitt fem sjukdagar årligen. En annan studie från Stressforskningsinstitutet visar att personer med krävande arbetsuppgifter kan få problem med minnet och med att fatta beslut i ett öppet kontorslandskap, så kallad kognitiv stress. Ju mer krävande arbetsuppgifter desto mer distraherad och okoncentrerad blir man.
För att råda bot på problemen inför nu allt fler organisationer så kallat aktivitetsbaserat arbete, med olika zoner för dem som vill ha lugn och ro och för dem som vill kunna prata.
Men det finns inget enkelt svar på frågan vad som är ett hållbart kontor, säger Katarina Graffman, medie- och konsumentantropolog och aktuell som delaktig i ett forskningsprojekt i ämnet på Handelshögskolan i Stockholm.
- Eftersom alla organisationer är unika finns det inga universallösningar för att hantera stress på en arbetsplats. Därför blir det så sorgligt när företag tror att det finns recept för att genomföra aktivitetsbaserat arbete. Alla företag måste utgå från sina unika förutsättningar.
Vad betyder en fysisk plats för dig?
Aktivitetsbaserat arbete likställs ofta med att ge upp sitt egna skrivbord. Men många gör den egna vrån personlig, med bilder av barn och husdjur. Vad är din uppfattning om betydelsen av en egen fysisk plats?
- Att det hör till en traditionell syn på hur arbete och arbetsplatser har sett ut. I min aktuella studie kommer ingen av dem som jag intervjuat eller pratat med under fältperioden in på saknaden av sin egen distinkta sfär, det personliga rummet eller skrivbordet.
Katarina Graffman berättar om studier som hävdar att den personliga sfären på en arbetsplats inte handlar om att uttrycka status – som rummet den som blir chef får som kanske det tydligaste exemplet – utan snarare om att uttrycka sin individualitet.
- Utan möjlighet att personliggöra sin egen lilla sfär hotas snarare ens individualitet än ens status. Att förlora sin hemvist innebär i huvudsak, enligt de intervjuade, att man i vissa sammanhang saknar sin flock.
Men där man lyckats med implementering av aktivitetsbaserat är det ingen som uttryckt att de saknar en hemvist på jobbet, säger hon.
- De arbetsplatser där man lyckats ger snarare en ökad vi-känsla än individfokus. Man får en ökad gemenskapskänsla med företaget som helhet än med sin arbetsgrupp eller sina grannar som man tidigare satt nära.
På mångakontor står skrivbord tomma under dagen
På Chalmers forskas kring hur smarta och hållbara kontor kan byggas ur ett helhetsperspektiv. Det handlar både om medarbetares hälsa och hur man minskar energiförbrukningen. Forskningen sker inom ramen för Climate-KIC som är en av EU:s största satsningar för hållbarhet och miljö.
- De flesta kontor är inte utnyttjade till fullo under dagen. I de värsta fallen är hälften av all miljöbelastning som byggnader står för fullständigt onödig då ytan inte utnyttjas, säger Ulrike Rahe, professor i Industrial Design på Chalmers och verksam vid Institutionen för produkt- och produktionsutveckling
Hon berättar att världens största databas för inomhusmiljö finns just på Chalmers.
- Den består av mer än en miljon mätpunkter från mångtaliga kontorsbyggnader och drygt 6000 medarbetarenkätresultat med återkoppling på den upplevda arbetsmiljön samt dess kvalitéer inom funktion och design. Denna kunskap kan nu användas ute i industrin. Vår holistiska metod är helt unik som kopplar faktiskt mätta till upplevda värden och som sätter fokus på varenda medarbetares behov innan man inleder ett förändringsarbete för att utveckla sina lokaler.
I Chalmers-modellen betraktas kontoret ur ett helhetsperspektiv med utgångspunkt i verkliga arbetsmönster. Personalen är delaktig från början genom exempelvis djupintervjuer, observationer och inomhusmiljömätningar. Kontoren kan därmed designas utifrån verkliga förutsättningar och anpassas då behoven förändras.
Hur tillgodoser man de som har behov av en egen vrå?
- Man kan inte bortse från att människor behöver en hemvist på kontoret. Somliga mår dåligt om de inte har ett ställe där de känner sig hemma. Men detta behöver inte vara en egen fysisk plats. Ofta tillbringar man bara mellan 30 och 50 procent av arbetstiden vid skrivbordet. Det är också en designutmaning – hur kan man skapa personliga platser under dagen? Eller så är kontoret helt enkelt utformat så att man inte känner av saknaden.
Kulturella skillnader finns också berättar hon.
- Temperaturuppfattningar skiljer sig oerhört Jag har haft en grekisk kollega som brukade ha täckjacka på sig inne för att han frös. Det kan också handla om sättet att prata, högt eller tyst.
Fakta: Bra kontorslandskap
- Inför ljudlöst som standardläge på mobiler och datorer.
- Dämpa ljudet. Använd mattor och ljudabsorbenter. Placera inte ljudkänsliga medarbetare i hörn som inte är akustikplanerade. Där studsar ljudet och miljön blir stökig.
- Se över belysning, ventilation och temperatur.
- Ha god tillgång på mötesrum och tysta rum.
- Ha separata rum för mobilsamtal. Gå undan när du ska ringa eller blir uppringd så att du inte stör kollegorna.
- Stäng av pushnotiser i mejl och mobil.
- Låt medarbetarna bli delaktiga när organisationen tar fram förhållningsregler och uppdatera dem regelbundet.
- Placera medarbetare med störst behov av lugn i den lugnaste delen av kontoret.
(Källor: Stressforskningsinstitutet, Stockholms universitet, Handboken Workfulness.)
