För många är möjligheten att träffas digitalt helt avgörande för att kunna fortsätta att jobba när man samtidigt måste stanna hemifrån, eller hålla avstånd till varandra på ett sätt som inte är möjligt under vanliga arbetsformer. Men det digitala mötet ställer ännu större krav på oss än det fysiska, menar Micke Darmell, författare och föreläsare inom möten och digital arbetsmiljö, som bland annat skrivit boken Virtuella möten.
– Vi som jobbat med möteskultur vet hur viktigt det är med en tydlig struktur, en kultur där vi är överens om vilket beteende som gäller på våra möten, och bra mötesledning för att skapa bättre möten. När vi flyttar över de fysiska mötena till det digitala så synliggörs de problemen. Ett dåligt fysiskt möte blir uselt digitalt.
LÄS MER:Möten – tidstjuven som förökar sig
Tydliga spelregler viktigt för att lyckas med digitala möten
Både när det gäller digitala och fysiska möten brukar mötesexperterna framhålla tydlighet som a och o. Något som blir extra viktigt när alla sitter bakom var sin skärm.
– Men vad är då tydlighet? Jo, det är att ha ett tydligt syfte och mål – därför ska vi ses och detta ska vi prestera på mötet. Då blir man som mötesdeltagare trygg och alla har samma förväntningar på mötet, säger Micke Darmell.
Han menar också att det är viktigt att ha tydliga spelregler, som mötesledaren presenterar i början av mötet: exempelvis att alla stänger av ljudet när de inte pratar, och sätter på videon. Om man vill in så trycker man på knappen för att räcka upp handen och innan man pratar säger man sitt namn. Ska mötet sluta halv så gör vi fem i halv en summering så att alla har hängt med. Det är också extra viktigt att en tydlig agenda skickas ut innan.
– Det är också svårt att inte hålla på med annat när man är hemma och har möte. Man störs hela tiden av mailen eller chatten, ett digitalt möte ställer krav på fokus. Så på med kameran och lägg bort telefonen.
Experten: Digitala möten mer jämlika
En annan regel som brukar framhållas är en person framför varje skärm. Visst känns det naturligare för dem som är på samma plats att samlas, medans de som är utspridda deltar digitalt, men situationen blir både obalanserad och ofta obekväm för distansarbetarna. I ett digitalt möte kan även traditionella roller luckras upp.
– Studier visar att digitala möten blir mer jämlika möten. Man tar upp plats på ett annat sätt än i det fysiska rummet, där vissa kanske är mer vana att ta plats än andra. Digitalt räcker du upp handen och väntar på att det ska bli din tur, och hinner kanske tänka lite mer innan det är din tur att prata, säger Micke Darmell.
I Hovås sitter Göteborgsföretaget Simplify, som levererar tjänster till företag som vill utvecklas till mer digitala arbetsplatser. Här har man haft mycket att göra de senaste veckorna.
– Trenden har varit jättetydligt på väg åt det här hållet, men det var ingen som trodde att det kunde gå så fort. På bara några veckor har man sett ett förändrat beteende i hela världen. Arbetsgivare tvingas lita på individen, acceptera och möjliggöra att man kan utföra sitt arbete och hålla ihop teamet även utanför den fysiska arbetsplatsen, säger Johan Bäckström, vd på Simplify.
LÄS MER:Forskaren: Möten på jobbet är rena gruppterapin
Artificiell intelligens i framtidens möten
Han märker att företagen de jobbat med ofta är lite osäkra på tekniken, som historiskt har varit både sämre utvecklad och mer kostsam än den är i dag.
– Videokonferens har ofta haft en negativ klang, för att man initialt haft en kass upplevelse. Denna tekniken har tidigare varit ganska eftersatt. De som var tidigast ute med detta var industriföretag som ville minska sitt resande. I dag pratar man om helt andra sätt att leverera och konsumera detta. Vi leder i en tid där man kan accelerera det här arbetssättet med hjälp av konsumentprodukter. Vi träffar banken och doktorn digitalt i dag, så vi förväntar oss att sådana här möjligheter erbjuds även på jobbet, säger Henrik Arnbert, affärsområdeschef på Simplify.
I framtiden kommer produktivitet och nya tjänster inom digitala möten vara det största fokuset, tror Johan Bäckström.
– Vi ser redan många lösningar baserade på AI, som nu håller på att ta sig ut på marknaden.
Direktöversättning när mötesdeltagare pratar olika språk är en sak, men även automatiskt genererade protokoll och anteckningar. Vi ser också i vår statistik att dem som jobbat med detta länge får ner mötestiden, och vi kommer inte att ha tid för tretimmarsmöten i framtiden.
En framtid som kom snabbare än många kanske anat, och där tekniken kommer att ha en självklar plats.
– Jag tror att människor kommer att förvänta sig att man ska kunna fortsätta jobba på det här sättet även efter att den här krisen är över. Man kommer inte åka upp till Stockholm för ett möte på två timmar.
Fakta: Vägen till ett lyckat digitalt möte enligt Simplify
- Förbered allt så att du är redo några minuter innan mötet startar.
- Alla sätter på kameran. Ögonkontakt är lika viktigt här som i analoga möten.
- Välkomna alla, precis som du skulle gjort om alla fanns i rummet.
- Stäng av mikrofonen när du inte pratar.
- Tänk ännu mer på strukturen än i de fysiska mötena.
- Zona inte ut. På samma sätt som du inte skulle kolla annat på telefonen under ett vanligt möte gör du det inte under det digitala heller.
- Det är extra viktigt att fråga efter input så att även dem som inte pratar så mycket kommer till tals.
- Alla vid var sin dator. Om några av deltagarna befinner sig i samma rum skapar det obalans.
- Gör en kort sammanfattning i slutet av mötet, ifall någon drabbats av dålig täckning eller annat teknikstrul.
