Arbete på kontor innebär att man antingen sitter i ett så kallat cellkontor, eget rum eller delar rum med några, men kan också innebära kontorslandskap, där många sitter i samma lokal. Nu kommer det nya: aktivitetsbaserade kontor – du har ingen egen plats utan väljer en plats efter vad du ska arbeta med. Detta har blivit en stor trend och många företag går över till aktivitetsbaserade arbetsplatser. I Västra Götalandsregionen finns detta bland annat i Nya regionens hus i Skövde och i Nya Regionens hus i Göteborg. Trafikverket har det dessutom, liksom Psykiatrins hus i Uppsala.
Men frågan är vad aktivitetsbaserade kontor innebär för den enskilde medarbetaren? Finns förutsättningar för en god produktion? Hur påverkas trivsel och arbetsmiljö?
Arbetar 30 procent sämre
Jag har arbetat i eget rum till större delen av mitt yrkesverksamma liv. För tre år sedan bytte jag arbete och hamnade då för första gången i ett kontorslandskap. Stundtals kan det vara tyst. Plötsligt kan det bli störningar genom att till exempel en chef behöver prata med en medarbetare i närheten, prat mellan kollegor eller att kollegan får telefonsamtal (samtalsrummet är en bit bort).
Jag arbetar med koncentrationskrävande uppgifter och bedömer att jag arbetar cirka 30 procent sämre än när jag hade eget rum. Enligt forskning innebär kontorslandskap förutom koncentrationsproblem också fler sjukskrivningar än arbeten i enskilda rum. Nu diskuteras förändringar även på min arbetsplats vad gäller kontorsmiljön och arbetssätt.
Aktivitetsbaserad arbetsplats (även kallat flexkontor) innebär att medarbetaren ska välja sin plats utifrån vilken arbetsuppgift man ska utföra för stunden. Den nya arbetsplatsens utformning blir därför anpassad efter olika behov, till exempel koncentrerat arbete eller kreativt arbete. Arbetsplatsens ytor blir därför mer zoner med till exempel tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor.
I dag är det som om alla flyger på bollen samtidigt utan att tänka efter – innan
Varför har aktivitetsbaserade arbetsplatser blivit så intressanta för arbetsgivarna i dag? Det finns flera anledningar. Företag upptäcker att skrivbordsplatser står outnyttjade och därmed kan ytor minskas vilket innebär minskade kostnader. En annan anledning är att företag behöver nyanställa och behovet av mer kontorsytor behövs. I stället för att flytta så kan det aktivitetsbaserade kontoret införas.
Att skrivbordsplatser i kontorslandskap står tomma anser jag inte alls är märkligt. Många arbetar i dag i mötesform eller har tjänsteärenden. Det finns de som väljer att arbeta hemma i lugn och ro i stället för att bli störda i ett kontorslandskap.
Risker och frågetecken
Konkret innebär det aktivitetsbaserade kontoret att när du kommer på morgonen ska du leta upp en plats dit du tar med dig din dator och det du behöver, vilket förutsätts vara lite. När du ska ha möte tar du med dig din dator till mötesrummet. Efter mötet letar du upp ny plats att sitta vid.
Utifrån min bakgrund som tidigare skyddsombud och facklig representant anser jag att det finns risker men också frågetecken kring aktivitetsbaserade kontor. Dessa är:
* Det krävs en universell utformning av alla platser. Hur går det med den ergonomiskt utformade arbetsplatsen, med rätt typ av stol, inställning av skärm, rätt arbetsljus, dagsljus, ventilation, rätt kyla/värme? Hur blir det för den funktionshindrade människan?
* Föräldrar som lämnar barn på morgonen och kommer bland de sista. Får de plats?
* Passar aktivitetsbaserade kontor för alla typer av arbeten? Fungerar det att enbart flytta runt med en dator? Kommer det att finnas tysta arbetsplatser för alla som behöver?
* Hur ska kontakten fungera med de kollegor som man arbetar mycket med?
* Passar samma koncept för alla typer av människor? Vissa är mer extroverta, andra mer introverta. Kommer alla at trivas lika bra med att knyta nya kontakter hela tiden? Hur hanteras det mänskliga behovet att de flesta vill känna en tillhörighet med sin ”grupp” för att trivas.
* Chefen har ett arbetsmiljöansvar även för den psykosociala miljön. Med ett aktivitetsbaserat kontor kommer medarbetarna finnas på olika platser. Hur ska chefen kunna sköta kontakten med sina medarbetare och fånga upp signaler på ohälsa och stress?
Alla flyger på bollen
Vad vet forskningen om aktivitetsbaserade kontor? Hittills finns relativt begränsat med oberoende forskning om dessa arbetsplatser. Vi vet alltså inte, då det saknas undersökningar om hälsa, arbetstillfredsställelse, produktivitet, kreativitet i det aktivitetsbaserade kontoret.
I dag är det som om alla flyger på bollen samtidigt utan att tänka efter – innan. Vad är det som skapar trenden? En tro om att spara pengar genom färre ytor, större flexibilitet eller handlar det om att ledningar vill visa makt och förändringsvilja?
För att få en bra produktivitet och en effektiv organisation går det aldrig att bortse från att det finns en människa som ska göra arbetet. Människan är ingen maskin och det går inte att bortse från de mänskliga behoven!
Det aktivitetsbaserade kontoret skapar en rad frågetecken. Hur går det med den ergonomiskt utformade arbetsplatsen? Kommer det att finnas tysta arbetsplatser för alla som behöver? Passar samma koncept för alla typer av människor? skriver Carina Blid, utredare och före detta skyddsombud.
Carina Blid
utredare och fd skyddsombud