Det första felsteget är att fastna i “the blame game”- jakten på syndabockar och ansvarsutkrävande. Jakten på att hitta vem det är som inte har följt byråkratins uppsatta regler. ”Blame game” är jakten på att försöka få pilen att riktas ifrån sig och mot någon annan. Detta spel gör inte saker bättre i kärnverksamheten utan slukar bara ofantliga och offentliga resurser.
I det senaste ”blame game” försöker IVO riktar skuldpilen mot de 21 regionerna. En del försöker hitta felet hos de 290 kommunerna som har driften av äldreboenden. Andra argumenterar för att det är Folkhälsomyndigheten som inte förstår hur omsorgen fungerar. Uppdrag granskning antyder att det är socialministerns fel.
Det är väldokumenterat att detta syndabocksletande inte gör organisationer bättre. Grundorsakerna till problemen löses nämligen inte.
Felsteg två är det meningslösa utredandet. Om något fallerar i det byråkratiska maskineriet tillsätts gärna en utredning. Oftast utses en senior person, djupt förankrad i den svenska byråkratin, att leda utredningsarbetet. Att på ett djupare plan ifrågasätta det byråkratiska slukhålet som fylls med utredningar, kartläggningar och dokumentation görs aldrig. Problembilden som återges i Coronakommissionens första delbetänkande har redan delvis dokumenterats, men begravts i ett djupt bergrum, utan åtgärder.
I Region Skåne har besparingskonsulterna från McKinsey under 2020 härjat för 27 miljoner och samtidigt rapporterat hur skånska sjukvården ska bli effektivare och billigare. I Region Norrbotten har det inte räckt med en konsultfirma utan både KPMG och EY har under 2020 gjort kartläggningar av hur vården ska effektiviseras. Detta utan att förstå hur vården faktiskt fungerar i praktiken. Dessa nya utredningar, trots Nya Karolinskas misslyckande med BCG i färskt minne.
Ett tredje problem är tron på ännu mer komplicerad lagstiftning. Juridiklogiken är tung i ett byråkratiskt system. I byråkratier behöver problem hanteras med fler och mer omfattande lagar och regler. Ofta instiftade av dem som inte förstår det sammanhang där de ska användas.
I coronapandemins svallvågor kommer nya lagar instiftas och nya regelverk sättas upp. Liksom utredningar fortplantar sig även detta sätt att leda med ett överdrivet skrivande av regler och riktlinjer.
Såväl offentliga sektorn som företagare upplever regelbördan som problematisk. Ett exempel är lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med över 240 paragrafer, där motsvarande EU-direktiv (2014/24) inte alls kräver den detaljgrad som svenska lagstiftare har implementerat.
Denna regelhysteri hjälper inte medarbetare i frontlinjen utan snarare stjälper dem i vissa fall. Till slut blir det viktigare att inte göra fel än att faktiskt göra rätt för dem som man är till för.
En annan (det fjärde felsteget) favoritåtgärd är att genomföra en omorganisation, någon typ av strukturförändring och tillhörande kostnadsbesparing. Världen skulle förstås vara enklare om problem kunde lösas genom att flytta om lite i rutorna, och tillhörande mänskliga resurser, i ett organisationsschema.
Alla som har varit med i en omorganisation vet att det inte blir andra resultat per automatik. Det kan däremot bli andra resultat genom andra arbetssätt. Nu menar en del att vården behöver förstatligas. Att polisens omorganisation skapade en stor frustration utan högre kvalitet eller bättre resultat, verkar delvis vara glömt idag.
Sist men inte minst har vi felsteget med upprättandet av ännu fler myndigheter och skattefinansierade verksamheter utan innehåll. Det byråkratiska systemet vidmakthålls av politiker och tjänstemän långt ifrån kärnverksamheterna. SCB redovisar för 2019 att det i regionerna finns drygt 7600 förtroendeuppdrag. Antalet uppdrag är det högsta uppmätta, och en ökning med 570 sedan 2015.
Vid pressträffarna under pandemin gör MSB (med 1200 medarbetare) sitt yttersta för att förklara varför de finns till, men utan att övertyga. Det är svårt att förstå om, och i sådana fall hur, en del av de 457 statliga myndigheterna skapar värde, förutom att alstra mer arbete för andra.
Flera av dessa organisationers innehåll och all alstrad byråkrati behöver ifrågasättas.
Henrik Eriksson, PhD, Bitr. Professor i kvalitets- och verksamhetsutveckling, Chalmers Tekniska Högskola