Replik
Öppna kontorslandskap, 6/9
Paul Clark skriver att debatten om öppna kontor är alarmistisk. En klappa-idioterna-på-huvudet-attityd som är nedlåtande. Lika nedlåtande som att den som vill förbättra företagens möjligheter, genom att hänvisa till forskning om hjärnan, är teknikfientlig. Ett argument jag har hört till leda.
Jag kan berätta att jag var med och introducerade mobiltelefoni i Sverige och att jag arbetade med Microsoft i slutet av 1990-talet. Jag har också skrivit två böcker som utgår från forskning om hjärnan.
Med Paul Clarks tankesätt måste även dessa personer, som skrivit positivt om min senaste bok, vara alarmister:
• Jan Granath, professor emeritus i arkitektur, Chalmers, gästprofessor i Facilities Management, Hong Kong Polytechnic University och gästprofessor vid University of Michigan.
• Leif Edvinsson, professor i Intellektuellt kapital, Lunds universitet.
• Stefan Vallerius, juryordförande för Årets HR-bok, i Personal & Ledarskap
Eller de forskare jag intervjuat, däribland några av Sveriges mest namnkunniga.
IT är inte lösningen
Clark, som arbetar på ett teknikföretag, påstår att IT sitter på lösningen. Så när vi riktar strålkastaren mot en annan del av det kunskapsmörker Paul Clark beskriver i sin artikel, blir verkligheten plötsligt mer komplex.
1. Den totala produktivitetsökningen har enligt IMF försvagats – i EU och USA – under en lång tidsperiod och speciellt efter 2007.
2. Endast en av tio anställda, i genomsnitt, anser enligt Microsoft att de är högproduktiva – trots den nya tekniken. I Sverige är det fyra av tio. Undersökningen är gjord i 21 europeiska länder.
3. Medarbetarna blir mer och mer ovilliga att acceptera ny teknik, menar Microsoft.
4. Svenska företag förlorar miljardbelopp i kronor per år i minskad produktivitet på grund av öppna kontor, samtidigt som den mentala ohälsan ökar.
5. Paul Clark slår fast att: ”De öppna kontorslandskapen och aktivitetsbaserade kontoren är här för att stanna”. Det är inte alldeles självklart. Nästa år kommer hälften av den globala arbetskraften att bestå av millenniegenerationen, födda mellan 1980 och 2000. Enligt en global studie vill bara en tredjedel av dem jobba i en öppen arbetsmiljö, medan två tredjedelar vill ha ett eget eller delat kontorsrum. Det kommer, enligt tidningen Fastighetsnytt (2019-09-04), påverka fastighetsbranschen.
Minskad produktivitet
Dagens många gånger bristfälliga tekniska lösningar och öppna planlösningar, där de anställda inte förstår att de blir störda – och därför inte går in i ett tyst rum – sänker alltså produktiviteten år efter år.
”Forskning visar att man inte kan reducera bort störningar från nära kollegor med endast absorption. Däremot störningar från arbetsplatser som ligger längre bort i rummet. Man kan därför inte kombinera två olika aktiviteter som kräver helt olika förutsättningar i samma rum: tyst koncentrationskrävande arbete och samtal”, skriver Helena Jahncke, docent i arbetshälsovetenskap och specialiserad på kontor i sin forskning.
Hjärnan behöver stillhet
Det finns företag som har förstått att tekniken och kunskapsnivån inte motsvarat – och motsvarar – förväntningarna. Michel van der Bel, vd på Microsoft EMEA, skrev i en rapport, för ungefär två år sedan:
”I början av informationsåldern, och den nya tekniken, fick vi veta att tillväxten och levnadsstandarden skulle öka. Trots de snabba framstegen med olika digitala verktyg har den globala produktiviteten stagnerat. Denna skillnad – mellan förväntan och resultat – är ett av de mest hett debatterade ämnena idag."
Han föreslår att företagen inte enbart ska tänka på digital teknik som ett IT-projekt. ”Tänk på det som en mänsklig resa”. Det är en bra sammanfattning. Det handlar om människor. Det är våra hjärnor HR-avdelningarna anställer. Det är dem vi måste anpassa oss till för att det ska fungera. För vi har hjärnor som fungerar och reagerar på ett förutbestämt sätt. Precis som naturen.
Ett centralt argument i Microsofts resonemang är begreppet ”flow”. En av dem jag har intervjuat är Fredrik Ullén, som har samarbetat med flow-begreppets skapare Mihály Csíkszentmihályi. Fredrik Ullén är professor i kognitiv neurovetenskap och han konstaterar: ”Ju mer ostörd jag kan vara desto mer flow; desto mer fokus och desto bättre går det”.
Lägg till det att en förutsättning för att, en central del, i den kreativa processen ska komma igång, är att du inte blir störd. Du kan inte ”sitta i kontorslandskap”. Det berättar Pontus Wasling, hjärnforskare, när jag intervjuar honom. Han forskar om minnets mekanismer och kreativitet.
Flow är därför viktigt för alla företag som vill öka sin konkurrenskraft i dag, slår Microsoft fast. Det är London Business School, som gjort undersökningen som rapporten utgår från.
Sammanfattningsvis så har det aldrig har varit lättare att misslyckas. Vi behöver inte ens anstränga oss. Vi har byggt in möjligheten att misslyckas i miljön, tekniken och kulturen. Om vi vänder på myntet har det aldrig varit lättare att lyckas, för de som har kunskap om hur hjärnan fungerar och använder den. De får snabbt en konkurrensfördel; både som individer och organisationer.
Jag tycker att det är dags att vi kliver ur våra tankebubblor och börjar ett positivt samarbete, i stället för att sätta nedlåtande etiketter på varandra. Det tjänar alla på. Även era kunder.
Tomas Dalström, författare till boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har i dag. Så kan du återställa den”. dinhjarnafran2008.se