Vi sparar data i cookies, genom att använda våra tjänster godkänner du det.

Riktig journalistik gör skillnad.

Handlingsplaner får oss att tappa handlingskraft

Ofta ses förekomsten av policyer och planer som något positivt medan avsaknad av handlingsplaner ses med oblida ögon. Finns strategi-, anti-mobbnings- och jämställdhetsplan? Har man en handlingsplan för hanterande av IS-återvändare? Klander väntar den som ej har en plan. Om man gör något aktivt eller kraftfullt spelar mindre roll. Naivt tror många att bara man har en plan blir det nog bra. Men att sätta igång arbete med en handlingsplan kan vara ett sätt att se till att ingenting händer, skriver professor Mats Alvesson.

Det här är en debattartikel. Syftet med texten är att påverka och åsikterna är skribentens egna.

Många chefer, särskilt inom offentlig sektor, uttrycker frustration över hur kraven på lagstadgade planer och rutiner går ut över det faktiska arbetet. Inte bara genom detaljstyrning, utan också genom att plan- och rutinarbete tar mycket tid.

Vid en workshop med ett antal kommun- och socialchefer kom vi in på kraven på dokumentation. De berättade om hur de tvingades upprätta så många planer att de sedan knappt hade tid att faktiskt genomföra det som stod i dem.

En kommundirektör nämnde jämställdhetsplanen som exempel. Denna upprättades, för att sedan samla damm under resten av året. Undantaget – vid sidan av ett möjligt besök av (dåvarande) JämO – var om någon sommarvikarie vid lokaltidningen upplevde nyhetstorka och kom på idén att skriva om kommunens jämställdhetsarbete. Då var det bra att ha en jämställdhetsplan att visa upp.

Medan många tror att en genomarbetad plan är en garant för bra arbete och utfall gäller nog inte sällan motsatsen: ju mer tid åt planerande, desto mindre tid åt annat.

Vän av ordning och jämställdhet kanske invänder att man måste ha en plan för att göra något. Nja, men man kan ha en plan utan att göra något också. Och det går faktiskt att arbeta med många saker utan att ha en plan. En plan att visa upp och en kort åtgärdslista är inte samma sak. Medan många tror att en genomarbetad plan är en garant för bra arbete och utfall gäller nog inte sällan motsatsen: ju mer tid åt planerande, desto mindre tid åt annat. Om planerna dessutom är ordentligt förankrade har det ofta tagit en massa tid och det finns risk att folk blir låsta av dessa. Planföljande kan gå ut över kreativitet och situationsanpassat handlande.

För till exempel en skolledning kan själva dokumentationen av att man har planer och rutiner vara gott nog. Vad man de facto gör och åstadkommer är svårare att bedöma än vad som står i dokument. Men vid tillsyn rör man sig ogärna utanför lagar, regelefterlevnad och dokumentationens välordnade och inspektionsbara värld. I värsta fall ägnar man sig åt funktionell dumhet, det vill säga man håller sig till en avgränsad tankerymd och ställer inga frågor om mening och sammanhang eller vad man egentligen åstadkommer och bidrar till (se Alvesson & Spicer, Dumhetsparadoxen, Fri Tanke).

Många, inte minst invandrare, noterar ”den extrema dokumenthets” som råder i Sverige. Kanske svenska offentliga organisationer skulle behöva färre dokument och fler dokumentförstörare?

En ytterligare risk med att det läggs så stor vikt vid plan- och regelefterlevnad är att människor glömmer bort att använda sitt eget omdöme. Upptagenheten vid att genomföra uppgifterna formellt korrekt. ”Vadå, vi har ju följt planen och gjort allt formellt rätt.” Med det självständiga tänkandet avstängt kan man vara rimligt trygg och nöjd och hålla obehagliga frågor typ ”Vad håller vi egentligen på med?” på behörigt avstånd. För mycket regler medför lätt att hjärnan blir mjuk. Kritiskt tänkande och reflektionsförmåga trubbas av.

Många, inte minst invandrare, noterar ”den extrema dokumenthets” som råder i Sverige. Kanske svenska offentliga organisationer skulle behöva färre dokument och fler dokumentförstörare?

Och möjligen skulle man ha en granskning av planer och rutiner där (alltför) fin kvalitet på dessa ses som en varningssignal. Om det är en mycket bra plan, kan det finnas skäl för särskild granskning av verksamheten. Det är då möjligt att planfetischism – idogt och glädjerikt finputsande av formuleringar – har tagit överhanden och tagit tid, kraft och energi från själva handlandet.

Om man har gott om tid för både bra planer och effektivt handlande, kan det tyda på att man har för mycket resurser. Eller så försummar man något annat viktigt. Planfinputsning kan med fördel sysselsätta en hel del folk och förklarar delvis ökningen av folk i ledning och verksamhetsstödfunktioner på bekostnad av anställda i kärnverksamheten.

En ordentlig plan behövs förvisso för att få ordning på en storskalig invasion, typ den av Normandie 1944, eller byggandet av Öresundsbron, men kanske inte för att åtgärda till exempel mobbning eller se tecken på sexuella trakasserier på en arbetsplats.

Givetvis är planer ibland nödvändiga. En ordentlig plan behövs förvisso för att få ordning på en storskalig invasion, typ den av Normandie 1944, eller byggandet av Öresundsbron, men kanske inte för att åtgärda till exempel mobbning eller se tecken på sexuella trakasserier på en arbetsplats. Här är nog observans, kreativitet och handlingskraft att föredra framför planfilande och planföljande.

Bättre att ha örat mot rälsen och gripa in vid behov än att rikta sin blick mot lagar, policyer och dokument. Om man nu inte generöst vill låta planfetischismen få fullt utlopp. Gärna en rejäl plan, men först och främst ett effektivt handlande och bra resultat, kunde man kanske säga.

För mycket regler medför lätt att hjärnan blir mjuk. Kritiskt tänkande och reflektionsförmåga trubbas av.

Svensk offentlig sektor lider av stora problem. Planfetischism är en del av dessa. En viktig dellösning vore att avleda alla ledningar och tillsynsmyndigheter från att hålla på med och granska planer och andra dokument i stor skala och i stället granska konkret praktik. Observera vad som görs i stället, till exempel genom oanmälda besök på skolor, äldreboenden med mera.

Mats Alvesson

professor och organisationsforskare vid Lunds universitet

Författare till Tomhetens triumf (Atlas), aktuell med Extra allt. När samhälls- och människoförbättrandet slår tillbaka (Fri Tanke)