Vi sparar data i cookies, genom att använda våra tjänster godkänner du det.

Riktig journalistik gör skillnad.

Det är inte ovanligt att chefer kallar dem som klagar på att de inte klarar av att prestera i öppna kontor för bakåtsträvare. Men tänk om de i stället är framåtsträvare, skriver Tomas Dalström.

Öppna kontor riskerar bli en dyr affär för arbetsgivaren

Ekonomin är ett viktigt argument för öppna kontor, men forskning visar att det snabbt kan bli röda siffror, skriver Tomas Dalström.

Det här är en debattartikel. Syftet med texten är att påverka och åsikterna är skribentens egna.

Om en persons produktivitet minskar med sex minuter per timme under tio månader på grund av olika distraktioner, motsvarar det samma summa som organisationen betalar i personalkostnad för en månads arbete. Den anställde får betalt för tio månader, och arbetar i nio. Eller så tar hen igen det på sin fritid och får därmed minskad tid för återhämtning. Det påverkar både hälsan och prestationsförmågan på arbetet. (Texten handlar inte om de pauser vi ska ta regelbundet för att vara produktiva).

Ekonomin är ett viktigt argument för öppna kontor, men forskning visar att det snabbt kan bli röda siffror. Utgångspunkten är att kostnaden för en arbetsplats är tio procent av personalkostnaden. Detta förhållande gäller i en stor del av världen. Svenska arkitekter använder denna tumregel både när det gäller kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor.

* Om företaget minskar kostnaden för arbetsplatsen med tio procent räcker det att medarbetarnas prestation går ner med endast en procent för att vinsten ska vara utraderad.

* Prestationen minskar med två till fyra procent när du skriver ett kort sms eller ett kort meddelande – inget avancerat – om du samtidigt hör en röst i närheten som stör.

Vi talar alltså om ett kort och enkelt sms om något du känner till. Du hämtar informationen enkelt och snabbt i ditt långtidsminne. Inte mycket annat du gör under en arbetsdag (eller skoldag) kräver att hjärnan anstränger sig så lite.

Förlust på 100 000 kronor

En förenklad kalkyl där vi räknar med en prestationsminskning med endast två procent under ett år, resulterar i en produktivitetsförlust på 100 000 kronor för tio anställda, som har en medellön på 26 000 kronor. Lägg till det andra ljud som stör och rörelser som drar till sig blicken.

Två andra exempel: Det är betydligt svårare att skriva en text när din hjärna ska mixa anteckningar som du har framför dig på skrivbordet, med information du har i ditt långtidsminne – och skapa en text med rätt ordval, argument, tonalitet och så vidare. Här någonstans går gränsen för vad hjärnan klarar av. Produktivitetstappet blir lätt tvåsiffrigt.

Om du behöver minnas den information du tar del av – och hör röster som stör – går prestationen ner tio procent, jämfört med när det är tyst. Den här processen ställer krav på ditt episodiska minne, att information kodas in och att du kan bevara den i arbetsminnet.

Förklaringen till att det är svårt att prestera maximalt i öppna kontor, när det du arbetar med kräver koncentration, är helt enkelt att din hjärna är utvecklad för att upptäcka faror

Eget rum är bäst för koncentrationskrävande uppgifter, enligt forskning. Ett tyst rum eller en tyst zon ska ersätta det, i ett aktivitetsbaserat kontor. Förklaringen till att det är svårt att prestera maximalt i öppna kontor, när det du arbetar med kräver koncentration, är helt enkelt att din hjärna är utvecklad för att upptäcka faror. En störande rörelse eller ett ljud skickas direkt till ditt arbetsminne. Det är ett nedärvt beteende som bidragit till att människan har överlevt som art, så det är inget vi kan göra oss av med hux flux.

Och så förstås det faktum att ditt futtiga arbetsminne bara kan fokusera medvetet på det du gör just nu, så varje gång du vrider på huvudet för att titta eller lyssna, skiftar ditt fokus från arbetsuppgiften till det som stör och det tar tid att komma tillbaka mentalt. Det kan ta upp till 25 minuter att komma tillbaka innehållsmässigt och att få upp farten igen. Det är inte som att tända och släcka en lampa. Det tar alltid tid.

Lägg till det att extroverta personer får energi i sociala sammanhang. Introverta fungerar precis tvärtom: de vill inte bli störda. De får stimulans av tystnad. Och äldre har svårare för att sortera bort det som stör.

Hjärnan reagerar förutbestämt

Olika arbetsuppgifter kräver olika mycket koncentration. Att bokföra kräver mindre hjärnkraft än att skriva, eftersom det är lätt att automatisera – lära sig – alla olika moment och du behöver inte komma ihåg att du precis har skrivit in summan 150. Arbetsuppgifter som kräver att du håller kvar information i arbetsminnet och som är svåra att automatisera är mer lättstörda.

En person som är ansvarig för ett aktivitetsbaserat kontor berättar att de flesta sitter kvar hos sina kompisar, när de arbetar med koncentrationskrävande uppgifter. ”De inser inte hur störda de blir.”

Som du förstår har vi hjärnor som fungerar och reagerar på ett förutbestämt sätt. Precis som naturen. Det finns stora vinster att göra för alla som förstår det, men det finns problem som måste lösas.

* De som säljer kontorslösningar har många gånger dåliga kunskaper om hur hjärnan fungerar. De analyser som genomförs, för att fastställa hur lokalen ska disponeras, är därför inte alltid relevanta.

* De anställda vet inte när, var och hur de ska arbeta med olika arbetsuppgifter – och varför – för att kunna utnyttja hjärnans fulla potential. Många gånger slängs de ut på djupt vatten när de flyttar till ett aktivitetsbaserat kontor.

* Det är inte ovanligt att chefer kallar dem som klagar på att de inte klarar av att prestera i öppna kontor för bakåtsträvare. Det finns en outtalad tanke om att de är omoderna. Tänk om det i stället är så att de tillhör de mest motiverade, lojala, kreativa, prestationsinriktade och produktiva. Framåtsträvare.

* En dysfunktionell arbetsmiljö undergräver de anställdas energi, demoraliserar arbetsgrupper och minskar produktionen. Många företagsledningar, styrelser och aktieägare bryr sig inte om den forskning som finns när det gäller arbetsmiljöns koppling till vinsten. Det är dags att ni tar den på allvar – innan konkurrenterna gör det.

Tomas Dalström

författare till boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har i dag. Så kan du återställa den”. dinhjarnafran2008.se

Uträkningarna i artikeln baserar han bland annat på intervjuer och samtal med olika forskare.