Den som arbetar i ett aktivitetsbaserat kontorslandskap presterar sämre än den som får arbeta ifred. Det visar en studie gjord av forskarna Helena Jahncke, docent i hälsovetenskap och doktor i psykologi, och David Hallman, docent i arbetshälsovetenskap.
Forskarna undersökte hur produktiviteten på Trafikverket påverkades av att myndigheten bytte lokaler från ”cellkontor” – ett elakt namn på enskilda rum – till ett så kallat aktivitetsbaserat kontorslandskap där det saknas fasta platser och kontoret är indelat olika i zoner beroende på aktivitet. När medarbetarna förflyttade sig från den aktiva zonen, där det var fritt fram att prata, till kontorets tysta område ökade deras prestation med nästan 17 procent. Skillnaden var ännu större för den som fick sätta sig i ett eget rum, då ökade produktiviteten med nästan 22 procent.
Det lär inte förvåna den som någon gång har haft oturen att jobba i ett livligt kontorslandskap – aktivitetsbaserat eller inte. Man får mer gjort när man får sitta ifred. Men på många svenska arbetsplatser pågår närmast ett dagligt krig mot ens koncentrationsförmåga med kolleger som pratar i telefon, kaffemaskiner som tjuter och allmänt tjo och tjim. Det gör det nästan omöjligt att arbeta koncentrerat så länge man inte är utrustad med hörlurar (helst den brusreducerande varianten).
Det är ingen vanesak heller. Oförutsägbara och plötsliga ljud kommer alltid att fånga vår uppmärksamhet, säger Jahncke i en intervju om studien (DN 16/4).
Ändå har aktivitetsbaserade kontorslandskap införts på bred front i Sverige, inte minst på många myndigheter. Trots att många tjänstemän har koncentrationskrävande uppgifter. Det handlar givetvis om att spara pengar. Utan egna kontor till alla kan lokalerna minskas. Häromåret granskade facktidningen Publikt hur mycket kontorsytan hade krympt vid tolv myndighetsflyttar (10/2 2021). Granskningen visade att en tredjedel av skrivbordsplatserna och en fjärdedel av kontorsytan hade försvunnit.
Men är det ändå inte en mer effektiv användning av skattepengar att skära ned på myndigheternas lokaler? Inte om medarbetarna får mindre uträttat, vilket ofta är fallet när de behöver arbeta i aktivitetsbaserade lokaler. Många kommer sannolikt att välja att jobba hemifrån så mycket de bara kan för att slippa allt ljud. Problemet är att det kan bli självförstärkande. Färre kommer att klaga på kontorsmiljön om möjligheten till hemarbete finns. Och om fler väljer att arbeta hemifrån på grund av en rörig arbetsmiljö kan det dessutom framstå som att lokalerna är fullt tillräckliga, trots att de inte duger för den som ska utföra koncentrationskrävande sysslor.
Visst går det att sänka hyres- och lokalkostnader radikalt med aktivitetsbaserade hela havet stormar-lösningar. Men det kommer till ett högt pris när det gäller medarbetarnas trivsel, mående och produktivitet.
