Redan innan pandemin gick kontorstrenden mot en så kallad aktivitetsbaserad arbetsplats: ett kontor utan privata platser men med olika ytor anpassade efter olika arbetsuppgifter. Den som behöver arbeta enskilt sätter sig i en tyst zon, för möten finns rum och öppna ytor. Privata saker låses in i skåp eller tas med när man arbetat klart.
Västra Götalandsregionens 2 900 medarbetare har med start 2018 successivt flyttat in i nya hus i Göteborg, Mölndal och Skövde. I Göteborg blev 25 kontor ett, och 1500 medarbetare samsas nu om arbetsplatserna.
LÄS MER:Tittit, 55, bytte jobb mitt i livet – nu lever hon sin dröm
LÄS MER:Så lyckas du med den digitala arbetsintervjun
Fått kritik – svårare att ställa om
Bakom beslutet att arbeta på detta sätt ligger både ekonomi och hållbarhet.
– Det handlar framför allt om att nyttja lokalerna på ett optimalt sätt. Dels finns här bättre möjlighet att samverka och träffas, dels finns det en ekonomisk aspekt: pengarna ska inte gå till en massa ytor på stan, säger Lillemor Harnell, projektledare för Regionens hus.
Men det aktivitetsbaserade arbetssättet möter även kritik, och fungerar olika bra beroende på vilken arbetsplats du lämnar. Forskning kring arbetssättet i det nya regionhuset från regionala Institutet för stressmedicin (ISM), visar att den som kommit från ett privat rum har svårare att ställa om, medans den som tidigare jobbade i öppet kontorslandskap är mer positiv.
– De medarbetarna upplever större kontroll i och med att de nu kan välja att gå undan och sitta fokuserat. Generellt är de positiva effekterna som vi har sett att man har just ökad kontroll och att man får lättare att samarbeta, säger Annemarie Hultberg, som arbetar med hälsofrämjande arbetsplatser på ISM.
LÄS MER:Det avgör om du får ta med dig hunden på kontoret
Hur tyst är ett tyst rum?
Och just de avskilda ytorna är även något av en akilleshäl, enligt Annemarie Hultberg.
– En utmaning är att man måste se till att det finns ytor där man kan jobba avskilt. Även om det finns spelregler så blir det i praktiken olika tillämpningar. Vad innebär en tyst zon? Får man ta ett kort telefonsamtal?
Från fackligt håll har det varnats kring stress över att hitta en plats, att det är svårt att få till både fokuserat arbete och naturliga möten och inte minst ergonomiska utmaningar.
– Det är viktigt att involvera medarbetarna och ha alla med på tåget från början, annars blir förändringen lätt en stress, säger Annemarie Hultberg.
När medarbetarna nu återvänder till kontoret, är det med utökade möjligheter till hemarbete och större vana vid digitala sätt att mötas. Hur det kommer att påverka sättet medarbetarna använder ytorna är ännu oklart. Annemarie Hultberg och hennes kollegor får nya frågor att ställa till medarbetarna.
– Vi kommer troligtvis att se en form av hybrid där man till viss del är hemma och till viss del på kontoret. Då blir frågan hur relevanta dagens lokaler är och vilka behov som kommer att finnas i framtiden. Hur mycket kommer man att vilja vara där och vad vill man kunna göra på kontoret? Det kan vi se utifrån hur medarbetarna kommer använda lokalerna efter pandemin.
”Är både upprörda och oroliga”
Om fyra år ska ännu ett nytt regionens hus stå klart, i Vänersborg. Hur de ytorna kommer att behöva se ut är ännu oklart, men det råder ingen tvekan om att den gamla formen av kontor inte kommer tillbaka.
– Det är inte en fråga om huruvida vi ska ha aktivitetsbaserade kontor eller inte, för det ska vi. Både medarbetare och chefer har kommit in i arbetssättet nu, säger Lillemor Harnell.
Henrik Eriksson är arbetsplatsstrateg på fastighetsbolaget Vasakronan. Han har bistått flera företag och organisationer som infört delade arbetsplatser, bland andra Västra Götalandsregionen. Han undviker helst själv begreppet aktivitetsbaserat, och menar att det ofta väcker felaktiga associationer och ibland provokation.
– Väldigt ofta kommer det människor till mig som är både upprörda och oroliga för att ledningen sagt att nu ska ni jobba aktivitetsbaserat. De har inte fått vara med och bestämma. Då förklarar jag att det handlar om en förflyttning från hierarki till självorganisering. Det är inte en lösning, utan en process mot att ha en optimal arbetsplats.
Hemarbetet förändrar förutsättningar
Att allt fler kommer att ha möjlighet att jobba hemma i större utsträckning, tror han gynnar utvecklingen mot det aktivitetsbaserade kontoret.
– Det är hundra procent positivt för den delade arbetsplatsen. På ett kontor med likartade arbetsplatser kan ingen säga att den ska ha en egen arbetsplats som står och väntar på mig de dagar jag väl kommer in. Vi måste börja dela, det är en självklarhet.
Synen på kontor som en tjänst är här för att stanna, vågar han slå fast.
– Företag vill inte sitta med för mycket yta, problemet idag är att man har antingen för mycket eller för lite yta, och sitter med en massa dyra möbler som behöver flyttas. Inom tre år tror jag att alla har förstått att kontor som service är något som vi alla kommer att ha.
Missa inte det senaste från GP Ekonomi!
Nu kan du få alla våra ekonominyheter, reportage och analyser som en liten notis direkt till din telefon genom att klicka på följ-knappen vid taggen Ekonomi. I mobilen finner du den under artikeln och på sajt överst till höger om artikeln.
