Hon tar strid mot trista jobbmöten

ANNONS
|

Vad är det för fel på dagens jobbmöten?

- Väldigt många företag och organisationer känner stark frustration över att deras möten inte bidrar till något, att rätt personer inte deltar och att många möten är dåligt förberedda och saknar tydligt syfte.

Vad gör ditt företag Meetmarket?

- Dels arbetar jag som mötesledare för större möten, som kick-offer och chefsdagar. Dels går jag in som konsult och hjälper organisationer att förändra sin möteskultur på ett djupgående plan så att deras möten skapar mer konkret nytta. Oftast jobbar jag med lite större företag.

Varför behöver ett företag bry sig om sin möteskultur?

ANNONS

- Det görs varje år en stor nationell mätning där runt 6000 personer tillfrågas om hur de upplever möteskulturen på jobbet. Ungefär en tredjedel av de som svarar känner att de överhuvudtaget inte borde vara på mötet. Runt hälften tycker att mötet saknar syfte. Det är en enorm kapitalförstöring.

Hur då?

- Studier visar att en vanlig anställd lägger i snitt 25 procent av arbetstiden på möten. På ett företag med 100 anställda och en snittlönekostnad på 600 000 per anställd och år så kostar bara mötestiden 15 miljoner kronor. Om hälften av den tiden är ineffektiv så är det sju och en halv miljon som bara försvinner iväg utan att någon tänker på det.

Varför har man möten som saknar syfte?

- På många företag har man inte kopplat möten till företagets prestation eller lönsamhet, utan det har bara varit något som pågått. Tempot har blivit högre och mötena avlöser varandra under dagen. Till slut känner folk att de bara sitter i möten och aldrig har tid att jobba. Då har man helt fel syn på möten, då är de inte en del av verksamheten.

Vad fyller möten för funktion utöver beslutsfattande?

- De är väldigt viktiga kulturbärare i en organisation. Många företag pratar mycket om sina kärnvärden utan att reflektera det minsta över att de inte lever efter dem på sina egna möten. Det är på möten man kan kommunicera organisationens mål. Tyvärr blir det ofta ganska mycket envägskommunikation från chefens sida. Man pratar om delaktighet men får inte till det i praktiken.

ANNONS

Varför är inte chefer bättre på att leda möten?

- De flesta har inte fått någon som helst utbildning på området. Det är väldigt märkligt med tanke på att chefer lägger ungefär 60 procent av sin arbetstid i möten. Ingen skulle ju anställa en chef som skulle ägna 60 procent av arbetstiden åt någon annan arbetsuppgift, utan att fråga om de hade rätt utbildning och erfarenhet för det. Som chef behöver man veta en massa saker om gruppdynamik och om hur människan funkar rent fysiskt för att kunna leda ett möte.

Du har en bakgrund inom flera stora företag, vad är det värsta du stött på i mötesväg där?

- Jag har varit på styrelsemöten där ordföranden inte har öppnat styrelsematerialet innan mötet, utan gör det vid sittande bord. Jag har varit på möten där chefen sitter och pratar i mobilen eller springer in och ut ur rummet hela tiden. Jag har varit på möten där nästan ingen kommer i tid och där ingen vet vad agendan är. Det här är ju saker som nästan alla som jobbar känner igen. Att ha en tydligt kommunicerad agenda före mötet är något jag brukar råda till när jag jobbar med företag. Det är också bra att sätta upp gemensamma spelregler för hur man ska bete sig på möten.

ANNONS

Vad har du annars för tips för att få till bättre möten?

- Att variera sig. Ta en del av mötet stående, en del där ni pratar i smågrupper och en del där ni är utomhus. Det sätter fart på kreativiteten.

Vad kan man se för effekt på de företag som jobbat med det här?

- Effekten ser man väldigt snabbt. Inom sex till tolv månader har man 30 procent mindre mötestid, som samtidigt upplevs betydligt mer effektiv. På längre sikt handlar det om att använda möten för att få alla att bidra till att nå organisationens mål. Då når man sina mål snabbare, samtidigt som folk mår bättre. Det ska inte vara tunga suckar och ångest när man går till ett möte, utan glada ansikten och energi!

Gör: Driver Meetmarket som arbetar med möteskultur i företag och organisationer.

Bakgrund: Utbildad civilekonom. Har varit miljöchef på Schenker och kommunikationschef på Schenker, Stena Line och Lindex.

Ålder: 50

Senast lästa bok: Little bee av Chris Cleave

ANNONS