– I mina barns skola delade de vid terminstart ut 10 olika papper med sådant som hantering av bilder, kontaktuppgifter, hälsoinformation och skolpolicy. Olika papper som skulle fyllas i, signeras och skickas tillbaka, säger Lisa Köllerström, produktansvarig inom digitalisering och automatisering på Canon Svenska AB.
40 kilo papper första veckan
Hon räknar snabbt ut att det blev cirka 40 kilo papper för de 800 eleverna i hennes barns skola. Bara första veckan. Dokument som läraren ska samla in och distribuera på skolan. Och som vi alla vet är det lätt för både barn och vuxna att missa något. En ganska tidskrävande administrativ process som måste göras varje termin.
– Jag tänker på all tid som lärarna lägger ner på att sköta det här pappersarbetet. Där de delar ut buntar med papper, måste påminna, samla in och skicka vidare internt. Den tiden tar från deras viktiga uppdrag som är att ge våra barn en bra utbildning. Dessutom känns det lite gammaldags i dagens digitala samhälle att skolan, som är en bra och modern arbetsplats, fortfarande samlar information på papper, säger Lisa Köllerström som också lyfter fram hållbarhetsaspekten:
– Det känns inte heller bra eftersom utsläpp från papperstillverkning och återvinning påverkar klimatet. Det går att göra mycket enklare genom digitala formulär.
Enkel hantering och signering
Ett sätt att lösa problemet är genom att skapa digitala formulär så att skolan kan skicka ut en länk som vårdnadshavare fyller i och signerar med Mobilt BankID.
– Jag ser flera fördelar med det, man kan signera när det passar en själv, samma information kan skickas till båda föräldrarna oavsett var de befinner sig. Inga papper ligger kvar i skolväskan eller på köksbordet. Efter signering kommer informationen direkt till skolan utan att en lärare behöver samla in underlagen. Hanteringen är säker eftersom man signerar med Mobilt BankID. Dessutom är det bra utifrån ett hållbarhetsperspektiv, säger hon.
I framtiden ser Lisa Köllerström att automatiserad formulärhantering blir mer vanlig. Det är också något som passar bra för skolan eftersom de redan använder digitala plattformar för sådant som veckobrev och frånvaroanmälan.
– Inom skolan har digitaliseringen redan påbörjats. Det är bara en tidsfråga innan man implementerar digitala lösningar för alla flöden, avslutar Lisa Köllerström.