Göteborgs kommun arbetar med att införa en digital arbetsplats för kommunens anställda. En del i det är Office 365 som omfattar verktyg för bland annat resfria möten, datalagring, e-post och olika Office-program. Men införandet har blivit långt dyrare än vad man först trodde.
När frågan var uppe för beslut i nämnden för intraservice i augusti 2016 står det i underlaget att "den ökade kostnaden för licenser möts av motsvarande sänkta kostnader inom drift och förvaltning."
Räknade fel på 74 miljoner kronor
Men när kalkylerna uppdaterades under våren visar det att licenskostnaden för 2017 kommer att landa på runt 35 miljoner, vilket är 13 miljoner mer än vad som står i det tjänsteutlåtande som låg till grund för beslutet. För 2018 blir motsvarande kostnad 54,5 miljoner, 27,5 miljoner mer än vad som först angavs.
Dessutom tillkommer en säkerhetslicens på cirka 17 miljoner och införandekostnader, främst konsultarvoden, som landar på cirka 16 miljoner i stället för tio. Sammanlagt handlar det om över 74 miljoner mer än vad som först angavs. En del av det, drygt 23 miljoner, rör intraservices personalkostnader. Den summan har inte ökat, men fanns inte redovisad i tjänsteutlåtandet.
– Det handlar om ett större antal licenser än vad vi trodde. Där gjorde vi ett felaktigt antagande vid den första beräkningen. Vi har sett att vi måste stärka upp hur styrningen går till, säger Intraservices förvaltningschef Nisse Waldefeldt.
Det som Nisse Waldefeldt menar var en felkalkylering handlar om att uppskattningen för antalet licenser grundades i hur många som använder stadens befintliga IT-lösningar vilket är färre än de som kommer använda Office 365.
Kom fram genom anonymt tips
Enligt ett anonymt tips till Göteborgs whistleblowerfunktion så kommer införandet av Office 365 att bli mycket dyrare än vad man först räknat med. Men att Intraservices förvaltning börjat se över kostnaderna har inte med tipset att göra, enligt Nisse Waldefeldt.
– Vi startade kvalitetssäkringen innan det. Det här är ett jättestort projekt för Göteborg och extremt viktigt när det gäller utvecklingen för staden och digitaliseringen. Därför behövde vi se över hur det gick.
Vissa av de extra kostnaderna, som till exempel säkerhetslicensen på 17 miljoner, kommer kunna sänkas genom att funktionaliteten i Office 365 ersätter andra befintliga tjänster som finns inom staden i dag.
– Den extra summan har tillkommit för att vi under produktionspiloterna insåg att de säkerhetslösningar vi har på plats inte var tillräckliga. Men i och med att vi skaffar de här lösningarna kommer vi kunna avveckla andra tjänster, säger Nisse Waldefeldt.
Brister i kostnadsunderlaget
Tord Karlsson (S), ordförande i nämnden för intraservice, konstaterar att det fanns brister i kostnadsunderlaget och att det är olyckligt. Men att de ökade kostnaderna till viss del också beror på att antalet anställda i kommunen blivit drygt 7000 fler sedan upphandlingen inleddes.
Och även om alla fakta funnits på bordet hade beslutet blivit detsamma, säger han.
– Jag är helt övertygad om att vi fattat rätt beslut. Det hade blivit ännu dyrare att behålla det gamla systemet.
Ida Balog (M), andra vice ordförande i nämnden, håller med. Hon säger också att det ligger i IT-områdets natur att det ibland kan vara svårt att uppskatta vilka kostnaderna kommer bli, framför allt i så stora organisationer som Göteborg stad där tiotusentals licenser krävs.
– Jag har en viss förståelse men man kan fråga sig vad som är rimligt och vad som inte är inte rimligt. Därför har vi velat veta vad som gått snett och poängtera att det inte är helt okej. Att det inte är deras egna pengar utan att det handlar om skattepengar som ska fördelas på ett rimligt och bra sätt.
