Det pratas mycket om struktur på jobbet just nu. Varför tror du?
– Jag upplever att man sagt så länge, i alla fall de elva år som jag jobbat med att hjälpa människor med att strukturera sitt arbetsliv. Men samtidigt tror jag att det ligger något i detta. I dag är vi ambitiösa på så många olika fronter samtidigt, på jobbet, vi vill vara bra och närvarande föräldrar, ha en rik fritid och vara vältränade. Det är mycket att balansera och då krävs struktur. Dessutom har it-utvecklingen lett till att vi har allt fler inflöden: sociala medier, chattfunktioner och mejl. En stor del i att strukturera sitt arbete handlar om att hantera det ständiga inflödet av allt möjligt.
Ge mig en grundkurs i hur jag får struktur på jobbet.
– En viktig del är att göra-listan. Ett vanligt misstag är att ha för många listor, samla istället ihop noteringarna till en enda. Uppgifterna på listan ska gå att utföra snabbare än under en arbetsdag, man bör alltså separera korta uppgifter från större projekt. Annars blir det lätt så att man skjuter på de större projekten, dem ser du över någon gång i veckan.
– Försök att tänka likadant kring var du sparar viktiga dokument, snäva ner antalet ställen att leta på. Men allra först tycker jag att du ska organisera och skapa ordning i inflödet.
Hur då?
– Tänk igenom vilka inflöden du har och när du gör vad, till exempel svarar på mejl. Jag möter många med mejlstress.
Hur ska man hantera sin inkorg?
– Det beror på vad man arbetar med – det finns ingen universell regel. Det är upp till oss själva att hitta en periodicitet som passar det jobb, den roll och den ambitionsnivå som vi har. Men det finns en risk att man fastnar i mejlen som ofta får en högre prioritet än vad den bör ha. Det är lätt att man gör det som kommer in senast. Bara för att ett mejl plingar till behöver det inte vara det som är viktigast.
Hur ska jag då prioritera mina arbetsuppgifter?
– Som sagt, man prioriterar gärna det som är mest bråttom. Det finns alltid något som är bråttom vilket leder till att vi fyller dagarna med det som är brådskande och jobbar med kniven mot strupen. Det blir slitsamt som sjutton i längden. Jag har en mission: Prioritera det som är viktigt. Inom ett företag önskade jag att fler kände till verksamhetsmålen så att man kan luta sig mot dem när man prioriterar.
Det finns mycket att distraheras av. Hur ska man behålla fokus under arbetsdagen?
– Distraktionerna blir bara fler i takt med teknikutvecklingen. Stäng av så många automatiska påminnelser och pushnotiser som möjligt. Ibland kan det handla om något så enkelt som att maximera ett fönster när du sitter och jobbar vid datorn. Och diskutera med dina kollegor hur ni ska visa varandra att ”nu vill jag vara ostörd”. Många stänger dörren men har inte kommunicerat att de då inte vill att någon kommer in. Sätt upp en skylt och kommunicera om du är tillgänglig!
Själv kommer jag sällan längre än till att ha dåligt samvete för att jag inte har så bra struktur. Var börjar jag?
– Uppskjutande är ett vanligt strukturproblem. Tänk på att du inte behöver börja med allt samtidigt. Börja med en sak, till exempel att du kommer för sent, och fokusera bara på detta. Att dela upp surdegar i små steg gäller även strukturförbättringsambitioner.
FAKTA: David Stiernholm
Gör: Struktör. Hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur.
Bakgrund: Civilekonom från Handelshögskolan i Göteborg. Jobbat i olika slags ledningsroller i bolag i Göteborg och Stockholm. 11 år i egen verksamhet.
Ålder: 44 år.
På fritiden: Odlar i växthus, badar i havet året runt och läser klassiker, just nu Dracula.
Tips för de dagar du känner dig så överhopad med jobb att du har svårt att komma igång:
1. Ta fram din enda att göra-lista.
2. Omvärdera och omprioritera. Är det något som går att skjuta upp?
3. Välj tre saker du har lust att göra. Sätt högsta prioritet på dessa tre uppgifter. Börja sedan med det som går fortast.
4. Har du fortfarande svårt att komma igång kör (10+2)×5-metoden. Tvinga dig att jobba i tio minuter. Sedan är det dags för en två minuters hopp- och lekpaus. Sedan jobbar du tio minuter till. Efter ett par tre loopar, max fem, är du antagligen i gång.
