Vi sitter allt längre tid i jobbmöten. Och det är oftast samma kollegor som pratar på alla. Men vår uppfattning av sammankomsterna är ändå ofta betydligt bättre än vad vi säger utåt.
– Det är viktigt att skilja mellan hur vi pratar om möten – och vad vi egentligen tycker om dem. Om en kollega frågar hur mötet var säger vi ofta att det var dåligt eller tråkigt, för det är så vi förväntas svara. Om du har varit på bio och jag frågar hur filmen var säger du troligtvis att den varit bra eller åtminstone okej. Om du i stället säger att den var dålig väntas du förklara varför. Förväntningarna på möten är tvärtom – om du säger att det var ett bra möte, måste du sannolikt förklara varför du tyckte det, säger Christoph Haug, universitetslektor vid Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap och forskare vid Handelshögskolan i Göteborg.
Appar kan öka effektiviteten
Han har forskat om möten i många år och arrangerade i maj en konferens för internationella mötesforskare i Göteborg. De kommande åren hoppas han också kunna forska om hur digitala hjälpmedel kan påverka möten. För även om möten fått oförtjänt dåligt rykte finns det en hel del att göra för att få upp dess effektivitet. Bland annat genom att göra dem mer demokratiska.
– Det mest grundläggande är såklart att bestämma ett tydligt syfte för mötet – är det ett rent informationsmöte om exempelvis en omorganisation eller är det ett möte där medarbetarna förväntas komma med egna idéer. Det är viktigt för hur mötet läggs upp och för hur effektiviteten ska mätas. Det finns också flera mötesappar som man kan använda för att fördela uppgifter och talartiden på ett mer effektivt sätt, säger Christoph Haug.
De blyga prioriteras
I dag kan du till exempel kalla till ett möte, skapa en agenda och dela ut olika uppgifter inför mötet i en app, som sedan också påminner deltagarna om vad de ska fixa.
– Jag vill också prova hur det skulle fungera att använda appar där mötesdeltagarna bara kan trycka på en knapp för att få ordet, i stället för att vifta för att försöka få ordförandens uppmärksamhet. När många vill prata skulle digitala hjälpmedel också kunna prioritera den som ännu inte sagt något, säger Christoph Haug.
Hans kollega, universitetslektorn Hans Ekbrand, har till exempel varit med och utvecklat appen Time to talk, som bland annat används för att mäta talartiden mellan män och kvinnor på nämndmöten och kommunala styrelsemöten inom Göteborgs stad.
Brainstorming kan nu också genomföras helt anonymt, genom att deltagarna skriver in sina idéer i en dator, i stället för att ropa ut dem i rummet.
De fysiska mötenas tid inte förbi
– Anonym brainstorming har visat sig ge fler förslag, på samma tid, än den traditionella formen. Eftersom ingen vet vem som kommit med vilka idéer, bedöms förslagen också mer rättvist – chefens idé utvärderas på samma sätt som alla andras. De digitala hjälpmedlen kan också få blyga personer att delta i mötet på ett annat sätt. Ofta är det samma personer som pratar mest på alla möten, det är naturligtvis bättre om man kan få fram fler människors insikter, säger Christoph Haug.
Han tror dock inte att alla möten i framtiden kommer ske genom videosamtal eller appar.
– Vi kan inte bara kommunicera digitalt, då går vi miste om flera lager av information. Man går också miste om tiden inför och efter mötet, där vi i dag kan prata om mer informella saker med våra kollegor. Kickoff-möten vinner till exempel på att vara fysiska möten. Om man lär känna dem man ska arbeta med under informella former, fungerar den digitala kommunikationen efteråt mycket bättre, säger Christoph Haug.
Han håller också på bygga upp ett diskussionsforum,Kunsido, för erfarenhetsutbyte kring möten.
