Grunden är följande: vi lät den fiktiva personen Maria Lazlo Garcia söka ett jobb som personaladministratör på fyra olika sätt. Alla breven innehåller ungefär samma information, men presentationen varierar från mycket formell till mycket personlig. Att det inte finns rätt eller fel, men några ganska bra tips, visar kommentarerna nedan (efter annonsen).

Platsannonsen skulle kunna vara utformad så här:
Konsultkoncernen AB söker en personaladministratör med god datavana. Du ska ansvara för vår lönestatistik, och handha löneutbetalningar, samt övriga administrativa personalfrågor.

Vi är i ett expansivt skede och på sikt ska du överta ansvaret för rekryteringen av ny personal.
Vi ser också gärna att du deltar i uppbyggnaden av vår nya hemsida och av våra dataprogram för utveckling av Human Resources.

Du bör ha jobbat med personalfrågor och ha kunskap om arbetsrättsliga frågor. Du behärskar Excel och html, samt har en högskoleutbildning inom PA och/eller ekonomi.

Vi värdesätter att du är självgående, initiativrik och noggrann och beredd att jobba oregelbundna tider.
Du måste ha en känsla för att skapa relationer med andra, är du intresserad av HR är det ett extra plus.

Eftersom vi har filialer runt om i världen och verkar för arbetsplatsbyten är det en fördel om du är språkkunnig, främst i engelska och spanska.

Du ingår i personal- och kompetensgruppen som svarar direkt under ledningen. Företaget satsar mycket på kompetensutveckling och HR-frågor. Rätt person har goda möjligheter att utvecklas och avancera inom företaget.

Tillträde i maj. För frågor tala med facklig representant Kurt Olsson, tel 031-654 321, eller personalchef Sivan Kieslowskij, tel 031-654 322.
Sänd ansökan till: Personalkontoret, Konsultkoncernen, Stora Söderg. 22, 401 01 Göteborg.

Proffsens kommentarer
GP bad tre personer, Anna Olsson, Pelle Hamström och Jennica Göransson, ge spontana kommentarer till breven.
De tre representerar olika företagskulturer något som har stor betydelse för hur man värderar ansökningar. De presenterar sig själva:

Pelle Hamström om sin egen yrkesroll:
Jag har arbetat med alla tänkbara rekryteringar inom flera Volvobolag sedan -94. Idag jobbar jag som intern personalkonsult, mestadels inom rekryteringsprocessen på Volvo Car Corporation.

Anna Olsson om sin egen yrkesroll:
På Jobbhuset, som drivs av Arbetsförmedlingen, erbjuder vi jobbsökande olika aktiviteter. En av mina främsta uppgifter är att ge våra besökare råd och stöd kring deras ansökningshandlingar.

Jennica Göransson om sin egen yrkesroll:
Fluidminds är ett konsultföretag som hjälper företag och andra organisationer in i Den nya ekonomin. Vi studerar företagets existerande strategier utifrån vår erfarenhet av Internet och vår omvärldssyn. Vi stödjer tanken på "hjälp-till-självhjälp" och coachar individer och ledningsgrupper att snabbt komma till handling.
- Jag har främst hand om Stallet , en plattform för nätverksbyggande. Här huserar idag 26 olika företag som ges möjligheter att, utöver den egna verksamheten, tillsammans med andra anta nya projekt och utmaningar som för det enskilda företaget kanske inte skulle ha varit möjligt.

>>Utlåtande om Mycket personlig ansökan

Anna Olsson:
"Den är flåsig och käck och ganska så egotrippad. Kan vara helt rätt men också helt fel, även hos ett fräckt och ungt företag. "Mamsen och papsen" tror inte jag funkar. Inte heller att hon skall "bli vuxen" på företaget.

Maria bör skriva mer om varför hon vill ha jobbet, detta bör stå allra först, där skall hon också tala om vad hon kan tillföra företaget. Hon bör utgå mer från vad företaget söker och behöver än från sina egna behov.

Den privata situationen är sekundär och kan komma bra mycket längre ned. Att skriva att det finns några överraskningar på cd-romskivan kan tolkas lite hur som helst, tror jag. Bättre i så fall att inte skriva något om dem."

Pelle Hamström:
"Denna ansökan ger ett roligt, skojigt intryck. En bra insäljning, likvärdig med en intressant reseskildring eller en härlig självbiografi, den skapar nyfikenhet till CD-romskivan helt klart.

På Volvo kommer man läsa den med nöje, till och med ta sig tid att titta på CD-romen, men ansökan kommer på de allra flesta håll inom Volvo bedömas som oseriös relaterat till det utannonserade jobbet.
Ansökan framställs som om Maria har ett ben i barnvärlden och ett i vuxenvärlden, det vill säga söker efter sin identitet. Det ger ett osäkert, oseriöst intryck (ungdomlig, sprallig men samtidigt personlig och rolig).

Volvo är dock ingen instans för att göra barn vuxna (inte i den bemärkelsen i varje fall). Extra plus för bidragstycket som paradoxalt nog visar på personlighet, eftertänksamhet och självinsikt!?"

Jennica Göransson:
"Personlig, självklart positivt! Men man behöver inte för den sakens skull bli oprofessionell. En CD-romskiva kan vara kul, men det är inte många rader som motiverar mig att överhuvudtaget öppna den. Att skicka med bilder kan vara en idé om man tänker bli fotomodell."

>>Utlåtande om Personlig ansökan:

Anna Olsson:
"Bra, saknar dock en tydlig rubrik så att man genast ser vad brevet skall handla om. Sedan tror jag inte på att börja med att tjänsten låter trist även om man vänder det till egen fördel.

Även här utgår Maria från egna behov och inte från företagets. Vidare tror jag att man kan undvika att skriva "Arbetsförmedlingens kurser", de är ju upphandlade av utbildningsanordnare skriv deras namn i stället."

Pelle Hamström:
"Denna ansökan är klart intressant på grund av dess personliga, klara, spontana och tydliga innehåll. Ett MYCKET stort minus är dock att rubrik saknas."

Jennica Göransson:
"Det är bra att Maria inte tycker att det är trist att vara personaladministratör. I så fall hoppas jag att hon söker något annat. Men varför skulle hon bli en bra tillgång på företaget? Det har hon inte berättat."

>>Utlåtande om Formell ansökan

Anna Olsson:
"Även här saknar jag vad Maria kan tillföra rent professionellt. Annars OK, lite lång kanske. Personnummer är inte nödvändigt tycker jag."

Pelle Hamström:Ö
"Denna ansökan ger också mycket saklighet och relevant information, vilket vi på Volvo Cars värderar högt tillsammans med en inspirerande personlighet i ansökan, vilket gör läsningen både roligare och därmed lättare.

Vidare känns Marias bidrag, det vill säga vad hon kan ge oss i termer av erfarenheter, kunnande och personlighet som tydligt. Ok nivå på personlighet.

Ett stort frågetecken från mig som kvalificerad rekryterare; hur länge skulle Maria stanna på detta jobb?"

Jennica Göransson:
"Att inleda med att berätta när man kan börja är garanterat att ligga farligt långt före i processen. Se först till att skapa motiv för att hamna i JA-högen."

>>Utlåtande om Mycket formell ansökan

Anna Olsson:
"Trist och formell, jag tror nog att den första är formell nog."

Pelle Hamström:
"Denna ansökan saknar känsla, det vill säga är helt opersonlig och därmed klinisk på ett sätt som inte skapar inspiration och nyfikenhet. Vad är hennes känsla för jobbet, hennes bidrag/erbjudande till vårt företag??? Tråkig och kall."

Jennica Göransson:
"Huuu, vad trist. Jag kan inte ens föreställa mig att ett i mina ögon konservativt företag skulle bli intresserade av en så'n här ansökan.

Man orkar knappt läsa brevet till slutet för att ta reda på vad "undertecknad" egentligen heter. Och framförallt inte en enda rad om vad hon kan bidra med i rollen som personaladministratör."

Övriga kommentarer:

Jennica Göransson:
"Tycker inte att något av breven känns direkt tilltalande: Alla breven är i stort sett bara ett slags fylligare meritförteckning, en uppräkning av saker som Maria har gjort, fast på lite olika sätt. Brevet ska användas till något helt annat. Poängen är att visa vad positivt man kan tillföra företaget!

Ett sätt att presentera sig kan vara att tänka tidningsartikel. En rubrik som fångar läsarens intresse och en kort ingress som berättar det viktigaste. Om jag som läsare tycker detta är intressant så läser jag kanske resten av artikeln.

Ansökan ska förmedla en känsla, en bild av vem personen bakom brevet är personlig, men aldrig på bekostnad av det proffsiga. Och den som söker ett överkvalificerat jobb ska kunna visa vad hon eller han kan tillföra ändå, utan att ha rätt meriter."

Anna Olsson håller delvis med:
"Maria behöver fokusera mindre på sig själv och sina privata intressen och mer på arbetsgivarens behov. Det är viktigare att försöka tala om vad hon kan erbjuda professionellt.

Och så var det formen: papper, e-post eller cd-rom?

Jag tror fortfarande på papper, om inte arbetsgivaren ber om något annat. CD-rom kräver ju en del arbete (om än mycket lite). Skivan kan lika gärna bli liggande osedd.

E-post kommer allt mer. Flera arbetsgivare uppmanar till ansökan per e-post och i Arbetsförmedlingens "platsbank" finns ofta e-postlänkar direkt i platsannonsen."

Pelle Hamström:
"På Volvo önskar vi e-postansökningar därför att det är den typen av kandidater som appellerar till oss, det vill säga personer som ser datorer som sina "polare" inte hot. I andra hand pappersform. CD-rom = Nej. Det tar tid, är kanske fel version etcetera."

Jennica Göransson:
"E-post! Snabbt och enkelt!"

Ringa före, efter, eller inte alls
Anna Olsson:
"Ringa före är bra om det står kontaktperson och telefonnummer. Man kan fråga om tjänsten, om arbetsgivaren vill ha intyg och betyg med och så vidare. På så sätt har man någon att referera till i sitt brev. Ett sätt att bli ihågkommen! Efter ansökan kan man nog avvakta ett tag, arbetsgivaren har säkert full upp med att läsa ansökningar och vill ofta bli lämnad i fred."

Pelle Hamström:
"Ja självklart, så tidigt som möjligt, för att informera sig själv om jobbet mera i detalj, göra ett bra intryck och visa initiativförmåga. Annars förefaller individerna tämligen ointressanta och oengagerade. Det finns ju anledning till att vi lämnar ut kontaktpersoner och telefonnummer."

Jennica Göransson:
"Svårt att svara på generellt. Det som uppskattas vid en anställningsprocess är visat engagemang. Sen måste man själv ta ställning till utifrån den respons man får från företaget när det är läge att ringa och vad det är man vill ha ut av samtalet."

Hur ser er genomsnittliga jobbkandidat ut och vad fastnar ni för?

Pelle Hamström:
"Tekniker, antingen med gymnasiekompetens eller högskolekompetens, gärna med någon erfarenhet inom el, elektronik, mekanik/maskin, mjuk/hårdvara, språk. Vi på Volvo fastnar för mixen av saklighet det vill säga "rätt" kompetens eller liknande, intressanta erfarenheter samt en personlighet i såväl telefon, ansökan som vid eventuell intervju."

Jennica Göransson:
"Flertalet av våra ansökningar kommer via vår website. Där är vi ganska tydliga i vad vi tror på i vårt arbete och vilka värderingar vi står för. De ansökningar vi får, visar på att man delar vårt synsätt."

Anna Olsson rekryterar inte folk utan hjälper arbetslösa att söka jobb. Om klienterna och deras frågor berättar hon så här:
"Vi öppnade i januari 2000. Hittills har de flesta av besökarna varit män, 30 +. Många har yrkesutbildning och/eller yrkeserfarenhet, men är ovana att skriva ansökningshandlingar."

Vi får många frågor om hur man skriver en ansökan. Hur börjar man? Hur ska man beskriva sig själv? Vad ska stå i en meritförteckning?

GP Jobb
031-62 40 00 gpjobb@gp.se