E-post är enkelt att skriva, skicka och lagra. Därför tenderar vi också att överutnyttja fördelarna med denna teknik. Något som resulterar i överfulla brevkorgar och mejlservrar.

I sin bok Effektivare e-post ger Olle Bälter tips för att hantera och få ordning på stora mängder information. Lite vett och etikett – annars riskerar viktiga meddelande drunkna och bli liggande olästa.

Olle Bälter är till vardags docent i människa-datorinteraktion och it-forskare på Kungliga Tekniska högskolan. Han menar att det finns enkla handgrepp för att bringa lite ordning i flödet.

Här är fem tips:

1. Skaffa en enkel struktur för att hålla ordning på den egna inkommande posten. Sätt av ett par stunder av arbetsdagen till att läsa och besvara e-post.

2. Underlätta för mottagaren så långt det bara går. Gör det extremt lätt att svara på ditt brev. Då ökar också dina chanser att få ett snabbt svar.

3. Håll dig till ett ämne i varje brev. Undvik att skicka med bilagor.

4. Skriv vänligt.

5. Var restriktiv med kopior för kännedom.

Och så glöm inte:

– Det gäller att skriva kort, väldigt kort. Idealet är att få frågan att rymmas på ämnesraden, kommenterar Olle Bälter.

Att brev kostar vet vi. Men det gör även mejl, inskärper Olle Bälter. Utgifterna ser minimala ut när man väl har investerat i datorer, nät och program. Men den arbetstid som går åt till att läsa och besvara breven ska också tas med i beräkningen. Okontrollerade interna massutskick kan därför kosta en organisation stora pengar, menar Bälter, som i stället rekommenderar avgränsade sändlistor eller publicering på intranät.